بازمهندسی تاثیر فرآیند کسب و کار بر پیاده سازی سیستم های مدیریت مالی: مطالعه موردی دانشگاه علم و فن آوری مسیند مولیرو Effects of Business Process Re-engineering on Implementation of Financial Management Systems: A Case of Masinde Muliro University of Science and Technology



چکیده

دانشگاه از هر جهت ، چه از لحاظ کاهش بودجه دولت، چه از لحاظ انتظارات دانشجویان و والدین در ارائه خدماتی با کیفیت بالاتر از همیشه در مدیریت مالی و پاسخگویی به اهدافشان، تحت فشار قرار دارند. بنابراین دانشگاه ها شروع به پیاده سازی سیستم های مدیریت مالی (FMS) نمودند و از طریق آن وقایع مالی را پیگیری نموده، اطلاعات مالی را خلاصه می نمایند و از گزارش مدیریت، تصمیمات سیاسی، مسئولیت امانتی و صورتهای مالی قابل ممیزی پشتیبانی می نمایند. هدف از این مطالعه بازمهندسی تاثیرات فرآیند کسب و کار (BPR) در پیاده سازی FMS در دانشگاه های دولتی کنیا بود. چارچوب مفهومی گسترش یافته دارای متغیرهای مستقلی چون عامل بازمهندسی فرآیند کسب و کار، متغیر وابسته ای چون FMS با موفقیت اجرا شده و متغیر تعدیل کننده ای چون سازگاری ماژول های مدیریت مالی تشکیل دهنده FMS می باشد(شکل1). طرح پژوهش مورد استفاده یک طراحی نظرسنجی توصیفی بود. جامعه هدف متشکل از 115 پرسنل بودند که از پنج حوزه کاربردی (در بخش مالی) از دانشگاه علم و فن آوری مسیند مولیرو انتخاب شدند. این نمونه شامل 60 نفر کارمند از پنج حوزه بود که در هر کدام 12 نفر بطورصورت تصادفی انتخاب شدند. از پرسشنامه و زمان بندی مصاحبه به عنوان ابزار پژوهش استفاده شد. تحلیل و بحث در مورد اطلاعات جمع آوری شده با استفاده از آمار همبستگی و توصیفی انجام شد و بدان وسیله خلاصه و نتیجه گیری مطالعه ایجاد شد. یافته های پژوهش نشان داد که 85 % از پیاده سازی FMS برای ادغام ماژول دفترداری کل(general ledger module)، حسابداری بودجه ای، حسابهای پرداختنی، سیستم های دریافتنی و حقوق و دستمزد در نظر گرفته شده است.

واژه های کلیدی: بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR)، سیستم های مدیریت مالی، دانشگاه علم و فن آوری مسیند مولیرو (MMUST)

1. مقدمه

مدیریت اطلاعات مالی در محیط کسب و کار فعلی در عملکرد فرآیندهای کسب و کار به یک محرک قدرتمند تبدیل شده است، زیرا رشد و پایداری سازمانی را تعیین می کند (سیریجینیدی،2007 ).

شرکت ها با افزایش جهانی شدن، با رقابت بی سابقه ای روبرو هستند، زیرا در یک محیط پویا بفعالیت می پردازند (واتانابه، هوبو، 2003). شرکت ها برای اتخاذ بهترین فرآیندهای کسب و کار با هم در رقابت می باشند. این امر موجب شده تا آنها به شدت بر روی سیستم های مدیریت مالی سرمایه گذاری نمایند و تلاش کنند تا بمنظور بهره وری و اثربخشی فعالیت های مالی خود را یکپارچه و هماهنگ بنمایند. در نتیجه، بسیاری از کشورهای غربی سیستم های اطلاعاتی یکپارچه شناخته شده ای به نام سیستم مدیریت مالی را اجرا می نمانید. ابداع FMS را می توان به عنوان یک اصلاح سازمانی در نظر گرفت که عمیقاً بر فرآیندهای کاری و ترتیبات نهادی حاکم بر مدیریت مالی عمومی تاثیر دارد (هاو و واین 2010). اجرای یک FMS فرآیندی پیچیده، ریسک دار و دارای منابع فشرده می باشد که مستلزم تغییرات رویه ای مهم است(هندریکس، 2012). موسسه باید برای رسیدن به اهداف استراتژیک که در چین در راستایVision 2030 و جشن مانیفست دولت برنامه ریزی شده، اقدام به بازمهندسی فرآیند کسب و کار نماید و توسط آن به اصلاح سیستم های مدیریت مالی (FMS) (توسط سیستم های میراث) و بررسی تمام سیستم ها، فرآیندهای کاربردی، روش ها، قوانین و مقررات، قوانین، ترتیبات بانکی و فرآیندهای مرتبط بپردازد (رودین-براون، 2008). در صورتی می توان به اهداف استراتژیک دانشگاه ها دست یافت که راه حلFMS از طیف گسترده ای از فرآیندهای کسب و کار که به فراتر از مرزهای عملکردی، تجاری، سازمانی و جغرافیایی می رود، پشتیبانی نماید. بازمهندسی فرآیند کسب و کار یک عامل بسیار مهم و موثر بر اجرای موفقیت آمیز هر گونه اصلاح FMS می باشد و مستلزم نظارت دقیق و تغییر تمام سیستم های دستی (آنالوگ) به سیستم های خودکار (دیجیتال) می باشد. بنابراین، طرح FMS باید مورد تحلیل تابعی دقیق قرار گیرد و فرایندهای کاربردی فعلی، رویه ها، پروفایل های کاربر و الزاماتی را تایید نماید که سیستم جدید از آن پشتیبانی می نماید(رزنر، 2008). این امر برای ایجاد رویه های استاندارد جدید در سراسر موسسه برای رسمی نمودن شرح وظایف کاری و بهبود اصلاحات و سیستم های داخلی و خارجی ضروری خواهد بود. طراحی و توسعه FMS در غنا مشابه مالاوی به دلیل وجود مشکلات گزارش شده در کارآمدی، رضایت بخش نبود. این امر به دلیل عدم وجود معیارهای صریح در گزارش الزامات و تایید طراحی گزارش های مختلف از سوی مقامات بود (دیاموند و خمانی 2006؛ هندریکز 2012).

بنابراین، این مطالعه بر روی بازمهندسی تاثیر فرآیند کسب و کار (BPR) در اجرای موفقیت آمیز سیستم مدیریت مالی (FMS) تمرکز می نماید.

2. سیستم مدیریت مالی

سیستم مدیریت مالی (FMS) یک سیستم اطلاعاتی می باشد که وقایع مالی را دنبال نموده و اطلاعات مالی را خلاصه می کند. همچنین این برنامه از گزارش مدیریتی موجه، تصمیم گیری های سیاسی، مسئولیت امانتی و صورتهای مالی قابل ممیزی حمایت می نماید(رزنر،2008). این برنامه به نوعی کامپیوتری شدن فرآیندهای مدیریت مالی عمومی، از آماده سازی بودجه تا اجرای حسابداری و گزارش دهی می باشد که به کمک یک سیستم یکپارچه و با هدف مدیریت مالی صورت می گیرد(رزنرلیان زولا و خولهرینگ 2008).FMS شامل ماژول های پشتیبانی نرم افزار می باشد که در آن اطلاعات جریان بین آنها می باشند و در یک پایگاه داده مرکزی به اشتراک گذاشته می شوند (کلمونس ، سیمون 2001). این ماژول ها از دو نوع ماژول یا سیستم هسته ای و غیر هسته ای تشکیل شده اند. دفترداری کل، حسابداری بودجه ای، حساب های دریافتنی و حساب های قابل پرداخت جزء ماژول های هسته ای هستند، در حالی که سیستم حقوق و دستمزد، توسعه بودجه ای و ماژول دارایی جزء ماژول غیر هسته ای هستند. . ابداع FMS را می توان به عنوان یک اصلاح سازمانی در نظر گرفت که عمیقاً بر فرآیندهای کاری و ترتیبات نهادی حاکم بر مدیریت مالی عمومی تاثیر دارد (هاو و واین 2010).

بازمهندسی فرآیند کسب و کار

اصلاحات و ارتقاء فرآیندهای کسب و کار برای اجرای موفقیت آمیز FMS باید بصورت موازی صورت بگیرد. طبق استدلال دیاموند و خمانی (2006)، بیان می شود که ابداع FMS مزیت های کمی دارد که صرفاً از فرآیندها و شیوه های قدیمی تر پیروی می نماید، اما مستلزم آن است که روش های جدیدی در آن شناخته شود و در سراسر موسسه یکپارچه شود و یکFMS در صورتی می تواند موثر باشد که زمینه بودجه ای و سیستم های حسابداری آن قوی بوده و به خوبی مدیریت شده باشد. وی از طریق FMS در سیستم های موجود اصلاحات زیر را ارائه نمود:

ساختار بودجه و حساب ها

ابداع FMS مستلزم یکی شدن کدها و رده بندی ها (رده بندی بودجه ای و نمودار حساب ها) می باشد. این امر باید در سطح مرکزی حفظ شود. الزامات گزارش شده مبنای تعریف ساختار این کدها و رده بندی ها هستند.

اصول حسابداری و بودجه بندی اصلی

اکثر موسسات در کشورهای در حال توسعه ای مانند کنیا از سیستم حسابداری ساده و دستی استفاده می کنند و سیستم بودجه ریزی و حسابداری آنها بر اساس پول نقد می باشد. به طور معمول حسابداری تعهدی توسط سیستم های در رده عام (Off- the shelf systems) طراحی شده اند. معاملات مالی با اجرای FMSثبت می شوند. اجرای FMS به معنای کامپیوتری فرآیندهای مدیریت مالی عمومی توسط دفترداری کل، حسابداری بودجه ای، حساب های قابل پرداخت و قابل دریافت و سیستم ها و گزارشات حقوق و دستمزد می باشد که با کمک یک سیستم یکپارچه صورت می گیرد (رزنرلیان زولا و خولهرینگ؛ 2008). این سیستم و تمام سیستم ها، عناصر فرهنگی، ساختاری، فرآیندهای عملکردی، روش ها، قوانین و مقررات، قانونگذاری، الزمات بانکی و فرآیندهای مرتبط با سیستم های میراث به اصلاح نیاز دارند (رودین براون 2008). لازم است تا در کل موسسه برای رسمی شدن شرح وظایف کاری روش های جدید و استانداردی ایجاد نماید و ضمیمه های قرارداد و سیستم های داخلی و خارجی برای انطباق با سیستم در حال اجرای جدید بهبود یابد. به عقیده احمد 2009 تصور شده است که ساختار و فرآیندهای سازمانی موجود در اکثر شرکت های با ساختار، ابزار و انواع اطلاعات ارائه شده با FMS سازگار نیست. حتی انعطاف پذیر ترین FMS منطق خود را در استراتژی، سازمان و فرهنگ یک شرکت تحمیل می نماید. بنابراین، اجرای یک FMS برای حمایت از اهداف سازمان موجب تحمیل بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار مهم و/یا توسعه فرآیندهای کسب و کار جدید می شود و فرآیندهای طراحی مجدد برای حفظ تاثیر اقدامات بازمهندسی مستلزم همترازی مجدد میان کنترل سازمانی می باشد. این همترازی مجدد به طور معمول بر روی اکثر زمینه های کاربردی و بسیاری از سیستم های اجتماعی در سازمان تاثیر می گذارد. تغییرات حاصل به می تواند طور قابل توجهی بر ساختارهای سازمانی، سیاست ها، فرآیندها و کارکنان تاثیر بگذارد. واضح است، اجرای FMS می تواند موجب تغییرات عمیق در فرهنگ سازمانی شود. اگر افراد به طور شایسته آماده تغییرات قریب الوقوع نباشند، آنگاه پیش بینی می شود که تغییرات ایجاد شده را بتوان انکار کرد، در برابر آن مقاومت نمود و در آن بینظمی ایجاد نمود. با این حال، اگر از تکنیک های بازمهندسی مناسبی برای کسب و کار استفاده شود، شرکت باید آماده پذیرفتن فرصت های ارائه شده توسط FMS جدید باشد و این امر موجب می شود تا بتواند اطلاعات بیشتری را در دسترس قرار دهد و موجب می گردد تا پیشرفت های قابل دسترس تری نسبت به ابتدای امر حاصل شود. سازمان باید برای استفاده کامل از این مزایا قدر کافی انعطاف پذیر باشد.

پیچیدگی سیستم

این عامل تعدیل کننده را باید در حین اجرای FMS در نظر گرفت. هنگامی که سیستمی ساده و دارای اراکنش های کمتری باشد، اجرا در آن موفقیت آمیز خواهد بود، اما اگر پیچیده و دارای تراکنش های بسیار بالا باشد، برای اطمینان از موفقیت مستلزم اجرای فرایند خواهیم بود. سیستم دانشگاه های دولتی در صورت ادغام سیستم مدیریت مالی و ترکیب تمام فعالیت های مالی توسط فضای ماهواره ای آن پیچیده می شود. با توجه به ماهیت و پیچیدگی پروژه، ضروری است تا همه شرکت کنندگان از میزان تعهدشان کاملاً آگاه باشند. تصمیم گیرندگان باید متقاعد شوند که مزیت های FMS بیش از خطرات آن است و بخش های شرکت کننده باید سیستم جدید را شناسایی نمایند و در صورت وجود سرمایه گذاری های ارزشمند در یک سیستم پیچیده، منابع مهم آن را تعیین کنند (چن،2009). دیاموند و خمانی(2006) استدلال می کنند که وجود تعهد در پروژه در بالاترین سطوح نظام سیاسی و همچنین بوروکراسی و مشارکت مستمر از سوی کاربران مستقیم سیستم و سایر ذینفعان در تمام مراحل پروژه، برای موفقیت لازم است.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

اجرای FMS ، برای جلوگیری از فشار بیش از حد بر ظرفیت سازمان به شیوه ای مدولار انجام می شود و این امر برای حفظ دیدگاهی استراتژیک و جامع در فرایند کلی برنامه ریزی و توسعه آن مهم می باشد. تجربه بین المللی در اجرای FMS نشان داد که این پروژه ها اغلب در توابع نرمال بخش های بودجه و حساب با اختلال های آنی موقتی اند. این اختلال ها بسته به ظرفیت جذب سازمان های درگیر می تواند 10-12 ماه به طول انجامد. چن( 2009) بر این عقیده بود که ادغام چندین ماژول می تواند موجب مشکلات ناسازگاری شود و از این رو اجرای موفقیت آمیز FMSتحت تاثیر قرار می گیرد. بطور عمده، ناسازگاری ها ناشی از وجود ماژول های متفاوت در دفترداری کل، حسابداری بودجه ای، حساب های قابل پرداخت، حساب های دریافتنی و سیستم حقوق و دستمزد تولید کننده های مختلف و عدم بررسی مشخصات تطبیقی می باشند. چارچوب مفهومی در شکل 1 نشان داده شده است.

متغیرهای مستقل (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) (نیاز به دانلود ترجمه) متغیرهای وابسته

سیستم های مدیریت مالی
باز مهندسی فرایند کسب و کار
•- سازگاری ماژول های مالی
•- پیچیدگی سیستم مالی
متغیر تعدیل کننده

شکل 1: چارچوب مفهومی

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

4. روش تحقیق

محقق از نظرسنجی توصیفی و طرح همبستگی استفاده نمود. روش نظرسنجی به این دلیل برای این مطالعه مناسب می باشد که این اختیار را به محقق می دهد تا متغیرهای مورد را مشاهده و آنها را بسنجد (فرانکین و والن، 2009) و طرح همبستگی به این دلیل مناسب این مطالعه می باشد که به محققان این اختیار را می دهد تا روابط بین تعداد زیادی از متغیرهای فعال در یک مطالعه واحد را تحلیل نمایند(بورگ و گال، 1983). این مطالعه از طریق یک مطالعه موردی توسط دانشگاهعلم و فن آوری مسیند مولیرو انجام شد.

جامعه هدف شامل 115 کارمند بود که از 60 نفر از پنج حوزه کاربردی و از هر حوزه 12 عضو به صورت تصادفی انتخاب شدند. در این مطالعه از پرسشنامه و زمان بندی مصاحبه به عنوان ابزار پژوهش استفاده شد. قابلیت اطمینان این ابزارها با آزمایش پرسشنامه تضمین شد. اعتبار ابزار پژوهش از طریق مشاوره از یک متخصص در مطالعات وزارت بازرگانی و اقتصاد دانشکده توسعه منابع انسانی تضمین شد، این متخصص بر این عقیده بود که ابزار نهایی در تهیه مجدد پیش نویس با هم ترکیب شوند. داده های کمی و کیفی جمع آوری شده و مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفتند. تجزیه و تحلیل و بحث در مورد اطلاعات جمع آوری شده با استفاده از آمار توصیفی انجام شد و توسط آن خلاصه و نتیجه مطالعه شکل گرفت.

در زیر سوال مورد استفاده در این پژوهش وجود دارد:

آیا بازمهندسی فرآیند کسب و کار بر اجرای موفق سیستم های مدیریت مالی در MMUSTتاثیر می گذارد ؟

نتایج

یافته های این پژوهش با این هدف هدایت شدند:

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

جدول 1: تاثیر تغییر فرآیندها، فرهنگ و ساختار بر اجرای موفقیت آمیز FMS

این یافته در جدول 1 نشان می دهد که41.5٪ از پاسخ دهندگان اشاره نمودند که مدیریت تغییر در اجرای FMS اهمتی زیاد داشت، 46.3٪ از پاسخ دهندگان اشاره نمودند که این امر 7.3٪ بی اثر بود، در حالیکه 4.9٪ از پاسخ دهندگان اشاره نمودند که اهمیت کمی مدیریت تغییر داشته است. این یافته نشان می دهد که 87.8 % از پاسخ دهندگان موافق اهمیت مدیریت تغییر بودند: هم تغییر ساختاری و هم تغییر فرهنگی در اجرای سیستم. تغییرات حاصل به می تواند طور قابل توجهی بر ساختارهای سازمانی، سیاست ها، فرآیندها و کارکنان تاثیر بگذارد. واضح است، اجرای FMS می تواند موجب تغییرات عمیق در فرهنگ سازمانی شود. اگر افراد به طور شایسته آماده تغییرات قریب الوقوع نباشند، آنگاه پیش بینی می شود که تغییرات ایجاد شده را بتوان انکار کرد، در برابر آن مقاومت نمود و در آن بینظمی ایجاد نمود (موتوانی، 2000). این یافته ها و یافته های احمد (2009) که بر اهمیت استراتژی مدیریت تغییر در اتخاذ و گسترش FMS در سازمان اشاره داشت، موجب نتایج مطلوب شدند. در ضمن موتوانی(2000) در مطالعه خود اجرای یک FMS موفق و یک FMS ناموفق را با هم مقایسه نمود و دریافت که پروژه ای که توسط مدیریت ارشد و بدون آمادگی سازمانی و استراتژی های مدیریت تغییر مناسب مورد حمایت قرار گیرد، به احتمال زیاد با شکست مواجه می شود.

5.1. سازگاری ماژول های مالی

پاسخ دهندگان مستلزم آن بودند تا اطمینان یابند که آیا در داخل و بین ماژول های مالی سیستم مدیریت مالی یکپارچگی وجود دارد یا خیر. پاسخ در جدول زیر مورد تحلیل قرار گرفت.

جدول2. یکپارچگی ماژول دفترداری کل

یافته های جدول 2 اشاره می نماید که17.1٪ از پاسخ دهندگان نشان دادند که دفترداری کل کاملاً یکپارچه شده است، 24.4% از پاسخ دهندگان نشان دادند که این بخش تا حدودی یکپارچه شده است، 53.7٪ نشان دادند که یکپارچه نشده، در حالی که 4.9% از پاسخ دهندگان در مورد این امر مطمئن نبودند. این یافته ها نشان می دهد که، تابع دفترداری کل تا حدی یکپارچه شده است. اکثریت اشاره نمودند که ماژول دفترداری کل تا حدی عملیاتی بود، از این بایگانی به روز شده ای برای مشتریان وجود ندارد.

جدول 3. یکپارچگی حسابداری بودجه ای

یافته های جدول 3 نشان می دهد که12.2٪ از پاسخ دهندگان اشاره نمودند که حسابداری بودجه ای کاملاً یکپارچه شده است، 65.8٪ از پاسخ دهندگان اشاره نمودند که این بخش نسیتاً یکپارچه شده است، 19.5٪ از پاسخ دهندگان اشاره داشتند که یکپارچه مشده است و 2.4٪ از پاسخ دهندگان در این مورد مطمئن نبودند. این یافته بر این امر دلالت دارد که تابع حسابداری بودجه ای نسبتاً یکپارچه شده است. اکثریت اشاره نمودند که فرایند بودجه در دانشگاه تقریباً به روز شده است، از این رو بودجه های اصلی، مکمل و اداری قبل از آغاز سال مالی تهیه می شوند.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.