مروری بر تکنیک های مدیریت ریسک در پروژه ها A review of techniques for risk management in projects

مقدمه

پروژه ها برای تسریع زمان رسیدن به بازار و دستیابی به اهداف پروژه در مدت زمان کوتاهتر از فلسفه مهندسی متقارن (CE) استفاده میکنند.CEبه معنای توسعه محصول و فرایند از طریق عملکردهای همزمان است که هدف آنها کاهش زمان رسیدن به بازار، هزینه و رسیدن به کیفیت بالاتر محصول میباشد (سالامون، 1995؛کالود و همکاران، 1999). به دلیل طبیعت چند-کارکردی تیم ها در CE، اطلاعات محصول و فرایند به اشتراک گذاشته شده و درک سریعی از محصول و فرایند بدست می آید. این مساله منجر به رسیدن به طرح صحیح در تلاش اولیه میشود و سبب میشود که درک واضحی از مباحثی که در مرحله اجرای پروژه مطرح میشوند بدست آید که در نهایت، منجر به کاهش هزینه کلی و پاسخ سریع تر به بازار در مقایسه با شیوه سنتی دیوار میشود (جو و همکاران، 1993).

فرایند طراحی تعیین کننده هندسه، مواد، مشخصات عملی، فرایندهای ماشینی، توالی های انجمن، و ابزارها و تجهیزات لازم برای تولید یک محصول میباشد. طرح های تولید، ابزارهای کنترل مثل ابزارهای ابتکار، تخصیص منابع و برنامه ریزی شغلی از دیگر نتایج فرایند طرح هستند. به این ترتیب، میتوان گفت که طراحی تاثیر زیادی بر کیفیت و هزینه محصول دارد (سالامون، 1995؛ جو و همکاران، 1993). نقایصی که در فرایند طراحی محصول وجود دارد منجر به افزایش هزینه از طریق به تاخیرافتادن پروژه، جریمه ها، مواد اضافی استفاده شده، بار، اجراهای اضافی، تخصیص دوباره منابع، برنامه ریزی و دوباره کاری میشود. از این رو، مدیریت ریسک در طراحی محصول سودمند است و باید فعالیت های مدیریت پروژه، به خصوص در محیط CE را تکمیل کند.این مقاله چارچوبی را برای فرایند مدیریت ریسک، همانطور که " استاندارد مدیریت ریسک استرالیایی" (AS/NZS) پیشنهاد داده است، فراهم میاورد و تکنیک هایی را مرور میکند که میتوانند در هر فرایند مدیریت ریسک استفاده شوند؛ و به این ترتیب، چارچوبی برای ابزارهای طراحی برای مدیریت ریسک ایجاد میکند.

فرایند مدیریت ریسک

به طور کلی، رویداد ناخواسته ای در پروژه ها رخ میدهد که ممکن است به نتایج مثبت و منفی منجر شود که انحرافی از نقشه پروژه محسوب میشوند. نتایج مثبت فرصتهایی را ایجاد میکنند اما نتایج منفی خسارت به بار میاورند (ویلیامز، 1995). تعاریف متعددی برای ریسک در ادبیات وجود دارد و ریسک معمولا به خسارتهایی در پروژه (وب، 1994؛ چاپمن و وارد، 1997) و یا احتمال خسارت دیدن (,Management Standard AS/NZS 4360, 1999لارسون و کوسیاک، 1996 آ، رمنی و هفیلد، 1996، جعفری، 2001، کارتام و کارتام، 2001) تعریف میشود. در این مقاله از تعریف اخر استفاده شده است چرا که این تعریف بیان میکند که ریسک سنجش پذیر است و قابلیت این را دارد که از طریق متدهای محاسبه ای مورد ارزیابی قرار گیرد. موقعیتی را که در ان ضمیمه کردن احتمال یک رویداد امکان پذیر نیست "عدم اطمینان" مینامند (سلمن، 1996؛ طاها، 1997). اگرچه عدم اطمینان قابل اندازه گیری نیست، اما میتوان از طریق تکنیک های ذهنی میزان ان را تخمین زد (رافتری، 1994).

فرایند مدیریت ریسک به فرایندی گفته میشود که ضعف های موجود در متدهای بکار رفته در توسعه محصول را از طریق شیوه های ساختاریافته اصلاح میکند تا به این ترتیب بتوان اقدامات به موقعی را برای جلوگیری و انتقال ریسک و نیز کاهش احتمال و کاهش اثر ریسک اغاز کرد (Risk Management Standard AS/NZS 4360, 1999). این فرایند مدیریت ریسک که توسط استاندارد استرالیایی برای مدیریت ریسک پیشنهاد شده است در شکل یک نشان داده شده است. این فریاند از هفت خرده فرایند تشکیل شده است: ایجاد بافت ریسک، شناسایی ریسکف تحلیل ریسک، ارزیابی ریسکف مشورت با سهامداران، و مشاهده و کنترل رویداد ریسک.

فرایند مدیریت ریسک خودش را با طراحی و توسعه محصول CE در می آمیزد، همانگونه که تغییرات در مرحله طراحی هزینه کمتری نسبت به تغییراتی دارد که در مرحله اجرا بوجود می آید (سالامون، 1995؛ جو و همکاران، 1993). به این ترتیب، شناسایی اولیه رویداد ریسک آفرینکه منجر به کاهش خسارات میشود خیلی به صرفه تر از زمانی است که نمی توان از خسارت ها اجتناب کرد.

تکنیک های ایجاد بافت

فرایند مدیریت ریسک شامل نشان دادن واحدهای پروژه (عملکرد، فرایند، داده ....) و روابط متقابل آن ها میباشد (احمد و همکارن، 2003 آ و ب). این امر سبب میشود که پروژه به شکل های مختلفی، بر اساس جنبه مورد نیاز پروژه که مهم است، مانند استفاده از منبع، نیازهای تجهیزاتی، موجود بودن بودجه، مشارکت سهامداران، قرارد داد قابل تحویلف اهداف و برنامه ریزی استراتژی ترسیم شود.

ابزارهای مدل سازی پروژه و تکنیک های پروژه به طور کلی تکنیک هایی برای ایجاد بافت برای مدیریت ریسک هستند. این ابزارها و تکینک ها عبارتند از دیاگرام شبکه پروژه، متد دیاگرام سازی اولویت ((PMD شبکه های فعالیت عمومی شده (GANها) ماتریس های ساختار طراحی (DSM)، مدل سازی فرایند IDEF3 و مدل سازی عملکردی IDEF0. در پارگراف های بعدی در باره این ابزارها به تفصیل توضیح داده میشود.

دیاگرام های شبکه پروژه

دیاگرام سازی شبکه پروژه یک تکنیک گرافیکی است که برای نشان دادن روابط اولویتی و کارهای پروژه بکار میرود (وب، 1994؛ راسل و تیلور، 2000؛ تاوارسف 2002).کارها و فعالیت های پروژه توسط دو متد مختلف به صورت فلش یا نودهایی نشان داده میشوند-فعالیت بر روی نود یا فعالیت بر روی فلش.دیاگرام شبکه پروژه یک نمایش تصویری ساده از کارهای یکپروژه را فراهم میاورد اما در نشان دادن روابط پیچیده مشکل دارد. همچنین فعالیت های همپوش و جایگزین در دیاگرام شبکه پروژه نشان داده نمیشود. همچنین از متد گذرگاه بحرانی (CPM) و ارزیابی برنامه و مرور تکنیک (PERT) برای تحلیل گذرگاه بحرانی پروژه، شناسایی کارهای بحرانی و تخمین طول مدت پروژه استفاده میشود. تلفیق مدل سازی شبکه پروژه و تکینک های CPM و PERT منجر به مدیریت متمرکز بر برنامه ریزی ساده در پروژه ها میشود (لارسون و کوسیاک، 1996آ).

متد دیاگرام سازی اولویت

PMD همان مدل توسعه یافته تکنیک دیاگرام سازی شبکه پروژه میباشد هنگامی که محتوای مشترکی میان دو فعالیت مستقل را بتوان از طریق روابط نیاز lead-lag نشان داد (ویس، 1981؛ بادیرو، 1993؛ بادیرو، 1996). روابط lead-lag نشان میدهد که طول زمان مشترکی میان زمان تکمیل یک فعالیت و زمان آغاز فعالیت بعدی وجود دارد. روابط lead-lag به چهار دسته تقسیم میشود:

1-- اغاز-به اغاز

2-- پایان-به-پایان

3-- اغاز-به-پایان

4-- پایان-به-اغاز

فعالیت های مشترک به این معناست که تخمین طول مدت پروژهمعمولا فشرده شده و منجر به زمان تکمیل کوتاهتر در مقایسه با PERT میشود. با این وجود در این روش محاسبات دستی، به خصوص برای شبکه های بزرگ، خسته کننده است.

شبکه های فعالیت عمومی شده

GAN نمایش گرافیکی شاخه سازی احتمالی فعالیت ها است ( داسون و داسون، 1994؛ 1995، 1998). عدم اطمینان،به شکل گذرگاه های جایگزین با یک احتمال ضمیمه شده به ان ترسیم میشود که نمایشی ازهمه گذرگاه های محتمل یا سناریوها، از جمله لوپ هایی، فراهم میاورد که می توانند برای یک پروژهتعریف شوند. GAN نیز هنگامی که تعداد نودها افزایش میابد خیلی پیچیده میشود و پیچیدگی ان برای کمی کردن احتمالات شاخه سازی، به عنوان یک نتیجه استنباط شده از هر نودفعالیت، بیشتر میشود.

ماتریس های ساختار طراحی

یک ماتریس ساختار طراحی (DSM) روابط اولویتی کارهای پروژه را بر روی یک ماتریس مربع شکل نشان میدهد به طوریکه این ماتریس دارای تعداد مساوی ردیف و ستون میباشد که تعداد کارهای پروژه را نشان میدهند (استوارت، 1981؛ کارا و همکاران، 1999؛ اپینگر و همکارن، 2001) . وجود یک رابطه اولویتی میان دو کار توسط یک کد جفتی نشان داده میشود که علامت انX است. عدم وجود چنین علامتی نشان میدهد که رابطه اولویتی میان دو کار وجود ندارد. DSM سه نمونه مختلف از از روابط اولویتی را به تصویر میکشد. یک رابطه ترتیبی نشان میدهد که قبل از شروع کار دوم، حتما کار اول باید انجام شود. یک رابطه موازی بیانگر ان است که دو کار مستقل از هم هستند، و یک رابطه زوجی یا میان دایره ای حاکی از آن است که دو کار میان وابسته هستند و به درون دادهای یکدیگر نیاز دارند (استوارت، 1981؛ کارا و همکاران، 1999؛ اپینگر و همکارن، 2001). DSM قابیلت نشان دادن روابط کاری در یک سیستم پیچیده را دارد و از طریق تغییرات ماتریسی خودش را با تحلیل درمی امیزد که این کار سبب کنار زدن گروهی از کارهای زوجی میشود. با این وجود، نقاط تصمیصم گیری در ساختار DSM نشان داده نشده و گذرگاه های جایگزین نیز شناسایی نمیشوند.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

IDEF0 یک نمایش گرافیکی از سیستم از طریق دیدگاه عملکردی است (کلکوهن و همکاران، 1993؛ سارکیس و لین، 1994؛ مالماستروم و همکاران، 1999). در یک IDEF0 جعبه، نشان دهنده ی یک فعالیت یا عملکرد است و فلش نیز نشان دهنده درون دادها، برون دادها، کنترل ها، و مکانیسم هایی است که در فعالیت ها یا پروژه به طور کلی وجود دارند (کلکوهن و همکاران، 1993؛ سارکیس و لین، 1994؛ مالماستریم و همکاران، 1999؛ انگ و گای، 1993؛ کاسیوک و همکاران، 1994).درونداد، درخواستی است که یک واحد عملکردی به ان نیاز دارد تا کار خود را انجام دهد و برونداد، نتیجه ان عملکرد یا ترکیبی از عملکردها است. کنترل ها، محدودیت هایی هستند که عملکردهایی همچون محیط تنظیمی یا بودجه را تعیین میکنند و مکانیسم ها، حامیانی هستند که کارایی ان عملکرد را پشتیبانی می کنند مانند مردم، سیستم های کامپیوتری و ماشین ها. IDEF0 یک نگاه کلی از پروژه در سطح بالا را فراهم کرده و به طور موفقیت امیزی جزئیات بیشتر در سطوح عمیقتر بعدی را نشان میدهد. این شیوه مدلی را را ایجاد کرده است که به همه ی سطوح عملکردی در یک سازمان مربوط میشود.

مدل سازی فرایند IDEF3

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

IDEF3 انعطاف پذیری بیشتری در مدل سازی جایگزین ها در فرایندهای طراحی دارد و برای محیط CE مناسب است و پایه ای برای تحلیل های بعدی ریسک ایجاد میکند (کوسیاک و زاکارین، 1996). از انجا که فرایندها را میتوان در لایه ها نشان داد و لایه های بالاتر یک دید کلی را فراهم میاورند، مدل IDEF3زا می توان انگونه که دلخواه است ساده ترسیم کرد و یا جزئیات را در لایه های بعدی پایین تر نشان داد.

تکنیک هایی برای شناسایی ریسک

شناسایی ریسک به معنای مطالعه موقعیت سیستم است تا دریابیم در هر دوره ای در پروژه ممکن است چه مشکلی در طراحی محصول و توسعه پروژه ایجاد شود. پیش از انکه چاره ای برای ریسک ها اندیشید باید ابتدا منابع ریسک را شناسایی کرد و نتایج بالقوه حاصل از آنها را شناخت. متخصصان در حوزه خود متدهایی را برای شناسایی یک موقیعت ریسک یافته اند. به این ترتیب، ابزارهای شناسایی که در این بخش آورده شده اند در ذات خود عمومی تر هستند و به یک شیوه ی تلفیقی نیاز دارند تا همه ی جنبه های یک پروژه برای شناسایی موقعیت های ریسک دار شناسایی شوند.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

چک لیست ها یک متد ابتدایی برای شناسایی ریسک هستند که در ان ها نقاط بحرانی از پیش تعیین شده برای نشانه های موقعیت بالقوه ریسک دار امتحان میشوند (وب، 1994؛ دونکن، 1996؛ کوماموتو و هنلی، 1996؛ کراس، 2001). استفاده از این چک لیست ها اسان است و در طی زمان توسط مشارکت متخصصان عملکردی مختلف و تجربیات مشترک بهبود می یابند (چاپمن و وارد، 1997؛ وارد، 1999).

دیاگرام های اثر

یک دیاگرام اثر یک نمایش گرافیکی از ساختار بافت تصمیم گیری مانند تصمیم ها،رویداد نامطمئن، نتایج و روابط آن هاست که به طور گرافیکی به صورت یک به یک نشان داده میشوند (سلمن، 1996؛ سلمن و ریلی، 2001). با توجه به نمایش دیداری، دلایل و اثرات موقیعت های ریسک آفرین را میتوان توصیف کردو و پیش از انکه نمود یابند به آنها فکر کرد.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

یک دیاگرام علی-معلولی یا دیاگرام استخوان ماهی یک نمایش گرافیکی از دلایل اولیهیک مشکل کیفیتی است. در این دیاگرام، دلایل اصلی مشکل گروه بندی شده و به منابعی با جزئیات بیشتر تقسیم میشوند (راسل و تیلور، 2000). اگرچه استفاده از چنین نموداری اسان است اما پایه ای برای تحلیل های بعدی مانند اهمیت نسبی دلایل فردی مشکل فراهم نمی آورد. به این ترتیب، از این نمودارها برای مشکلات قطعی در یک حوزه خیلی خاص استفاده میشود.

تحلیل مد شکست و نتیجه

تحلیل مد شکست و نتیجه (FMEA) ساختاری را برای تعیین دلایل، نتایج و روابط در یک سیستم تکنیکی فراهم میاورد. FMEA از طریق شناسایی مدهای شکست و نتایج حاصل از شکست در سیستم، شکست ها و ناکارامدی ها را بررسی میند و به این ترتیب، راه حل هایی که برای مشکلات وجود دارند را به تصویر میکشد (Risk Management Standard AS/NZS 4360, 1999، کوماموتو و هنلی، 1996؛ کراس، 2001).

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

مطالعه عمل و خطرپذیری (HAZOP) توسعه تکنیک FMEA می باشد که در ان لغات چک کردن در پارامترهای پردازش اعمال میشوند تا امنیت و مشکلات بالقوه در سیستم های جدید را شناسایی کنند (کراس، 2001؛ لاولی، 1974؛ روخ و لیز، 1981؛ لتز، 1985). لغات چک، دیدگاه های دیگری را برای پردازش کلی ایجاد کرده و به مناطق پیش بینی نشده در حوزه توجه میکنند. در مدیریت ریسک برای پروژه ها می توان با در نظر گرفتن پارامترهایی مثل استراتژی، بودجه و برنامه ریزی، از HAZOP برای شناسایی موقعیت های ریسک آفرین استفاده کرد.

درخت نقایص

تحلیل درخت نقایص یک تکنیک دیداری برای شکستن نقایص یک سیستم به رویداداولیه است (کوماموتو و هنلی، 1996؛ کراس، 2001؛ کلتز، 1985؛ دیلون، 1982؛ بیرولینی، 1993). درخت نقایص از سمبل های رویداد و دروازه استفاده میکنند تا ساختار روابط علی و معلولی یک شکست را ترسیم کند.این یک متد ساده است و کمک میکند تا در مورد توالی منطقی که منجر به شکست شده است تفکر کنیم. در تحلیل ریسک پروژه استفاده از این روش به دلیل تعداد زیاد رویدادها و دروازه ها دشوار میشود. اما میتوان از آن در حوزه ی کوچکتری برای تحلیل یک مشکل خاص استفاده کرد.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

تحلیل درخت رویداد یک نمایش گرافیکی از نتایج بالقوه حاصل از شکست است. در این روش نتیجل احتمالی به حادثه اولیه شکسته میشوند (کوماموتو و هنلی، 1996؛ کراس 2001). در تحلیل ریسک پروژه، استفاده از تحلیل درخت رویداد شبیه تحلیل درخت نقایص است و تنها برای دامنه کوچکی از تاثیر نتایج مخرب احتمالی که از یک رویداد ناشی شده اند میپردازد.

تکنیک هایی برای تحلیل ریسک

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

ریسک با استفاده از دو پارامتر اندازه گیری میشود- احتمال ریسک و نتیجه ریسک (Risk Management Standard AS/NZS 4360, 1999؛ چاپمن و وارد، 1997؛ وارد، 1999؛ بوهن و دمارکو، 1997؛ کونروی و سلطان، 1998؛ دونکن، 1996؛ باکارینی و ارشر، 2001؛ پاترسون و نلی، 2002؛ پری و تراسک، 2002). احتمال ریسک نشان میدهد که شانس بروز یک رویداد ریسک آفرین چقدر است درحالیکه نتیجه، شدت یا تاثیر ریسک، نتیجه حاصل شده از رویداد ریسک آفرین است. بزرگی ریسک نیز محصول احتمال ریسک و نتیجه ریسک میباشد. برای اندازه گیری بزرگی ریسک، احتمال و نتیجه ریسک را باید تعیین کرد که این دو باهم عملکرد سنجش ریسک را تشکیل میدهند.

در عمل، کمیت های ریسک در ذات خود یا کمییتی هستند و یا کیفیتی. استفاده از شیوه کمیتی برای تعیین پارامترهای ریسک نیاز به تحلیل داده های تاریخچه ای از طریق تحلیل اماری دارد. در بسیاری از موارد بدست اوردن داده های کمی دشوار است و به حوزه بسیار کوچکی از مشکل محدود میشود و میتواند گرایش های تاریخچه ای را محدود سازد. یکی از مثال های تعیین داده کمیتی برای تعیین نتیجه ریسک، ثبت تاریخچه ای پول مصرف شده برای ابزارسازی تصحیحی و ساده است که معمولا در ساخت محصولی که به تازگی توسعه داده شده است بکار میرود. اگرچه ممکن است ریسک ایجاد نشود اما این تخمین منصفانه ای از هزینه ریسکی است که در نهایت بروز میکند. داده های کمیتی هنگامی که مورد نیازند همیشه در دسترس نمیباشند و به این ترتیب، معمولا بهتر است که برای مدیریت ریسک از شیوه کیفیتی و تکنیکهای سنجش ذهنی استفاده شود. اگرچه شیوه ذهنی تحت تاثیر سوگیری ها، ترجیحات و تخصص های ارزیاب قرار میگرد اما پایه ای را برای سنجش ریسک به وجود می آورد. هنگام استفاده از این شیوه این مهم است که رویداد ریسک آفرین برجسته شوند و نه تنها یک حادثه ریسک آفرین فاجعه آمیز. مثالی از یک سنجش کیفیتی، تعیین اثر بسیار بالای یک ابزار تولید ناپیرو برای استفاده در یک پروژه است درحالیکه شانس چنین بروزی خیلی پایین است. اگرچه کمیت های خیلی زیاد و خیلی کم را میتوان روی یک مقیاس عددی نشان داد اما این یک اندازه گیری دقیق نیست. سازمان ها برای شناسایی ریسک از تکنیک های کیفیتی استفاده میکنند چرا که نظر یک متخصص در مقایسه با یک کمیت ناپا، مرجع بسیار بهتری میباشد.

تکنیک هایی تحلیل ریسک

از تحلیل ریسک برای تعیین اثر فاکتورهای ریسک بر روی سیستم به عنوان یک کل استفاده میشود. رویدادهای ریسک آفرین اثری جمعی بر یک یا بیش از یکی از جنبه های پروژه دارند و اگر بتوان این رویدادها را گروه بندی کرد ساده تر میتوان آنها را حل کرد و ترجیحا بهتر است که گروهی از رویدادهای ریسک آفرین را در یک سطح بالاتر و در طولانی مدت ارزیابی کنیم نه اینکه تنها بر روی یک رویداد تمرکز کنیم. چند نمونه از تکنیکهای موجود در ادبیات که در حال حاضر برای تحلیل پروژه بکار میروند برای تحلیل ریسک نیز قابل استفاده اند. این تکنیک ها در زیر خلاصه شده اند.

گریدهای اثر و احتمال

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

تخمین پایایی سیستم

تخمین پایایی سیستم، تکنیکی برای تعیین این است که یک مولفه سیستم تا چه اندازه میتواند بدون اینکه شکست بخورد در یک مدت زمان ثابت عملکرد خود را انجام دهد (دیلون، 1982؛ بیرولینی، 1993؛ هلنی و کوماموتو، 1991). در این روش مولفه های سیستم بر اساس داشتن رابطه توالی یا موازی با یکدیگر همپارچه شده و سپس محاسبات سنتی پایایی سیستم برای تعیین پایایی کلی سیستم اجرا میشود که این محاسبه بیانگر سلامت سیستم است. به این ترتیب، اثرات جمعی مولفه های بحرانی یک پروژه به عنوان پایایی سیستم در نظر گرفته میشوند.

جهت مشاهده متن کامل، فایل ترجمه را دانلود نمایید.

تحلیل درخت نقایص، احتمال بروز و یا رویداد شکست آوری را تعیین میکند که در یک درخت نقایص نشان داده شده است (کراس، 2001؛ دیلون، 1982؛ استورات و ملشرز، 1997). علاوه بر این شانس یا شکست رده بالاتر توسطرویدادهای رده پایین تر که از دروازه های منطقی میگذرند تعیین میشوند .

تحلیل درخت رویداد

تحلیل درخت رویداد نشان میدهد که چقدر احتمال دارد یک رویداد خاص که روی یک درخت رویداد نشان داده شده است از یک حادثه اولیه اتفاق افتد (کراس، 2001؛ استوارت و ملشرز، 1997). احتمال بروز یک نتیجه خاص به عنوان محصول تمامی احتمالات بروز در شاخه مربوطه تعیین میشود. این شیوه به دلیل آزمودن همه شکست هایی که برای بروز یک نتیجه محتمل هستند، یک نقشه جامع را برای مقابله با ریسک ارائه میدهد.